OneDrive це служба хмарного зберігання від Microsoft. Дуже практичний інструмент, яким уже користуються багато користувачів, але мало кому вдається отримати від нього максимальну користь. Щоб отримати доступ до повного потенціалу, ми представляємо вам 10 порад, як організовувати OneDrive та бути ефективнішим.
Більшість користувачів уже знайомі з найпростішими функціями OneDrive: зберігати, синхронізувати та ділитися файлами з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Крім того, відомо, що за допомогою цього інструменту керування документами та співпраця в режимі реального часу між користувачами стає простішим завдяки Інтеграція з Windows і в додатках офісного пакету Microsoft 365.
OneDrive виявився дійсно корисним сервісом. Стільки для окремих користувачів які хочуть мати персональне рішення для зберігання компанії різних розмірів, які потребують спільного використання та спільної роботи над документами в режимі реального часу.
Його основні функції та характеристики добре відомі. Завдяки хмарне сховище Ми можемо зберігати документи, фотографії, відео та всі види файлів, до яких матимемо доступ коли завгодно та з будь-якого місця. З іншого боку, автоматична синхронізація Це дозволяє нам постійно оновлювати резервну копію, що завжди зручно.
На додаток до цього OneDrive пропонує шифрування даних і a Функція персонального сховища для захисту конфіденційних файлів, що вимагає додаткової автентифікації.
Поради щодо ефективного використання OneDrive
Знати всі можливості та функції OneDrive – це добре, але ви можете отримати набагато більше переваг від цієї служби, навчившись використовувати її розумно. Ось вони йдуть 10 порад щодо використання OneDrive за допомогою якого ми можемо досягти набагато більшого за дуже невеликі гроші:
1- Підтримуйте раціональну структуру папок
Перша ідея нашого декалогу: порядок - це все, особливо, коли ми накопичуємо все більше і більше файлів. Щоб підтримувати цей порядок і щоб справа не зайняла наш OneDrive, рекомендується створювати папки з чіткими та описовими назвами. У той же час ми повинні організувати наші файли за логічними категоріями (краще бути практичним, ніж оригінальним), щоб допомогти нам швидко знайти документи, які ми шукаємо.
2 – Використовуйте теги та ключові слова
Одним із недоліків OneDrive є те, що він не має рідних міток. Позитивним є те, що це дозволяє нам додати ключові слова до імен файлів (також у метаданих) відповідно до наших власних критеріїв. Метою цього є полегшення виконання певних пошуків.
3- Уникайте дублікатів файлів
Коли файл не впорядковано належним чином, незалежно від його характеру, легко зробити помилки, наприклад повторити або дублювати файли. Або мати кілька копій одного файлу. Щоб уникнути цього, необхідно обслуговувати Система керування версіями OneDrive. Це дозволить нам підтримувати єдину активну версію, хоча попередні версії завжди будуть доступні для ознайомлення. Без сумніву, одна з найкращих порад щодо використання OneDrive.
4 – Автоматична синхронізація папок
Багато користувачів про це не знають OneDrive автоматично синхронізує найважливіші папки на нашому ПК (або ті, які ми вирішимо). Це гарантія того, що ми завжди зможемо мати оновлену резервну копію ваших важливих файлів.
5- Налаштувати швидкий доступ
У OneDrive ми також маємо можливість налаштувати ярлики які ми можемо додати до файлів або папок, які ми вважаємо найважливішими або до яких найчастіше звертаємося. Таким чином вони завжди будуть доступні для нас у більш простий і прямий спосіб.
6- Ефективне використання пошукової системи OneDrive
Не варто недооцінювати можливості цього інструменту. Пошукова система OneDrive є дійсно потужною та корисною, коли нам потрібно швидко знайти документи. Крім того, ми можемо фільтрувати пошук за назвою, типом файлу та навіть вмістом.
7- Регулярно очищайте корзину
Це порада для OneDrive, але вона також справедлива для інших сфер: ви повинні Позбудьтеся непотрібних файлів, які безглуздо займають місце. Час від часу спорожняйте відро для сміття. Зробивши це, ми зможемо звільнити місце та, у процесі, постійно оновлювати наше сховище.
8- Увімкніть функцію «Файли на вимогу».
Практичний варіант, який дає нам цікаву перевагу: ми можемоr переглядати всі наші файли в провіднику, не займаючи локального простору, щоразу завантажуючи лише те, що потрібно. За бажанням користувача.
9 – Співпраця в реальному часі
Функції OneDrive для співпраці в режимі реального часу дуже практичні, особливо в певних випадках або для певних профілів користувачів. Наприклад, ви можете ділитися файлами з групою друзів або колег, призначаючи відповідні дозволи щоб вирішити, хто може їх редагувати, а хто має право лише переглядати.
10- Особисте сховище OneDrive
Останньою з наших порад щодо використання OneDrive, щоб отримати максимальну віддачу від цієї служби, є використання Персонального сховища. Ми могли б описати цю функцію як реальну сейф в якому можна зберігати найделікатніші файли. Його додатковий рівень безпеки, з багатофакторною автентифікацією, є гарантією того, що все буде безпечно.