Очистити Gmail Це те, що повинні зробити всі ми, хто має обліковий запис електронної пошти в службі Google, тому що таким чином ми врятуємо себе від проблем, пов’язаних із браком місця. Однак це те, що зазвичай робить нас досить ледачими, і ми залишаємо це, коли у нас немає іншого вибору.
Якщо ви вже втомилися від цифрового безладу і хочете, щоб ваш обліковий запис електронної пошти був максимально чистим і зрозумілим, ось кілька прийомів, які допоможуть вам залишити все в ідеальному стані журналу.
Навіщо витрачати час на реорганізацію нашого облікового запису електронної пошти?
Ну, тому що виявляється, що це допомагає підвищити вашу продуктивність, захист і навіть покращує ваші навички спілкування, як ми побачимо нижче.
Підвищення продуктивності
Якщо ви хочете, бути більш продуктивним, почніть із реорганізації своїх електронних листів. Оскільки добре організована папка «Вхідні» дозволяє швидко знаходити найрелевантніші повідомлення Це не дасть вам витрачати час на пошук безцінних електронних листів.
Використовуючи такі інструменти, як теги або папки, ви можете покращити керування завданнями та завжди пам’ятати про ті, які є пріоритетними.
Оптимізація зв'язку
Охайна папка «Вхідні» покращує вашу комунікацію, оскільки дозволяє бути в курсі, які повідомлення вимагають термінової відповіді. Крім того, якщо все на своїх місцях, У вас менше шансів пропустити важливі повідомлення.
Підвищення безпеки
Якщо ваш обліковий запис вільний від спаму та електронних листів, які вас не цікавлять, ви інвестуєте у свою безпеку, оскільки збираєтеся усунути все, що може бути підозрілий або потенційно небезпечний.
Крім того, регулярно видаляючи старі електронні листи, які містять конфіденційну інформацію, ви також зменшуєте ризик того, що ця інформація опиниться в чужих руках, якщо ваш обліковий запис буде зламано.
Економія місця
Безкоштовний обліковий запис Gmail включає 15 ГБ спільної пам’яті між Gmail, Диском і Google Фото. Хоча це здається дуже великим, цей простір може бути використано швидше, ніж ви собі уявляєте, тому бажано час від часу прибирати та залишати місце для справді важливих речей.
Не варто накопичувати тисячі нікчемних електронних листів, коли ви можете скористатися цим вільним простором, щоб зберегти свої робочі чи навчальні документи на Диску.
Як ми можемо очистити Gmail?
Тепер, коли ми знаємо, наскільки корисним може бути чистий і охайний обліковий запис електронної пошти, давайте подивимося, як ми можемо цього досягти.
1. Видаліть великі та старі листи
Ми збираємося почати з видалення інформації, яка сьогодні нам більше не потрібна, а також надто важких електронних листів.
Відкрийте обліковий запис електронної пошти та в рядку пошуку введіть «size:10mb», це покаже нам ті повідомлення, які займають більше 10 Мб. Якщо ви також хочете застосувати тимчасовий критерій пошуку, скористайтеся цими командами:
- older_tan:1р
- older_tan:6м
Таким чином ви можете знайти важкі електронні листи, які ви отримали більше року або більше шести місяців тому. Далі вам просто потрібно вибрати ті, які вам більше не потрібні, і видалити їх безпосередньо. Якщо будь-який із цих листів містить вкладення, яке може вам знадобитися, завантажте його та збережіть на Диску, тоді ви можете видалити повідомлення.
2. Видаліть рекламні листи та інформаційні бюлетені
Ми всі підписалися на списки підписок, а потім ігнорували будь-які електронні листи, які вони нам надсилали. У результаті наш Gmail переповнений марними повідомленнями.
Щоб усунути їх, введіть у рядку пошуку «label:^smartlabel_promo», ви також можете шукати за допомогою «відписатися» або «розсилка». Скористайтеся можливістю скасувати підписку на інформаційні бюлетені, які вас не цікавлять Видаліть усі непотрібні листи.
Якщо ви не хочете, щоб ваш особистий обліковий запис був наповнений таким типом контенту, ви можете створити допоміжний обліковий запис електронної пошти та використовувати його для підписки на розсилку новин і навіть для реєстрації в соціальних мережах. Отже, ваш «справжній» обліковий запис, той, який ви використовуєте для особистого, робочого чи академічного спілкування Ви будете в безпеці від хакерських атак.
3. Використовуйте фільтри та теги
Щоб після очищення вашого облікового запису вам не довелося знову виконувати цю операцію глибокого очищення в майбутньому, звикніть до використання фільтрів і міток, які сегментують інформацію в міру надходження повідомлень.
Дотримуйтеся маршруту: Налаштування > Переглянути всі налаштування > Фільтри та заблоковані адреси > Створити новий фільтр.
Введіть параметри, які, на вашу думку, підходять для створення нового фільтра. Наприклад, використання певних ключових слів або створення фільтра для електронних листів із великими вкладеннями.
Потім виберіть «Пропустити з папки «Вхідні» (щоб архівувати вміст), «Застосувати мітку» або «Видалити». Це спричинить зникнення вхідних повідомлень організовуючи автоматично відповідно до того, що ви вказали.
Хоча спочатку це може здатися складним, насправді все дуже просто. Радимо вам спробувати, оскільки ви помітите, що це швидко покращує керування вашою електронною поштою та заощадить вам багато часу.
4. Архівуйте електронні листи, щоб очистити Gmail
Якщо ви ніколи не впевнені, чи видаляти електронний лист остаточно, оскільки вважаєте, що він може знадобитися вам у майбутньому, ви можете очистити інформація про вхідні файли.
Виберіть ті електронні листи, які більше не потребують у головній папці «Вхідні», і натисніть кнопку «Архівувати». Ви більше не бачитимете їх на передньому плані, але матимете їх у своєму розпорядженні в архіві та зможете отримати до них доступ у будь-який час.
Це не звільняє місце у вашому обліковому записі, але значно зменшує кількість інформації, яку ви бачите, коли відкриваєте папку "Вхідні", і допомагає працювати ефективніше. ефективніше та краще керуйте своїми комунікаціями.
5. Використовуйте опцію «Звільнити простір».
У Gmail є власний інструмент, який допоможе нам звільнити місце. На лівій бічній панелі перейдіть до «Сховища», там ви знайдете опцію під назвою «Керувати місцем» або «Очистити місце». Натиснувши на нього, ви побачите електронні листи, які містять великі вкладення та старі листи, тобто інформацію, яку Gmail інтерпретує як таку, що може бути видалена.
Перевірте, які електронні листи відображаються в цьому розділі, і якщо ваші критерії відповідають критеріям очищення Gmail, ви можете видалити їх усі безпосередньо.