Серед багатьох інших практичних функцій Outlook дозволяє нам створювати папки, у яких групувати серію відповідних елементів на одну тему. Наприклад, можна створити одну папку для Пошти, іншу для Календаря, іншу для Контактів і навіть одну для Завдань. У цій публікації ми пояснюємо як створити папки в Microsoft Outlook і таким чином досягнути більш розумного керування цим інструментом.
Це важливо, оскільки ще багато користувачів керують своїми обліковими записами електронна пошта нерегулярно і неефективно. Шкода мати такий практичний інструмент, як Outlook, і не отримати від нього максимальну користь, чи не так? Тут ми побачимо, як це зробити, незалежно від того, використовуємо ми це на настільному комп’ютері чи мобільному пристрої.
Навіщо створювати папки в обліковому записі електронної пошти?
З часом, коли ми накопичуємо повідомлення та контакти, правильне керування нашим обліковим записом електронної пошти стає хаотичним. Хоча неоціненна допомога пошукової системи, часто ми можемо годинами шукати важливий електронний лист, який нам потрібно відновити.
Замість цього Все набагато простіше, коли ми організовуємо наші повідомлення в папках. Якщо ми керуємо особистим обліковим записом, ми можемо створювати папки для кожного аспекту нашого життя: друзів, родини, роботи, відпочинку...
Ця робота ще важливіша, коли ми говоримо про неї професійні облікові записи електронної пошти, тобто ті, які ми використовуємо для роботи. Можлива класифікація вмісту в папках може складатися з групування електронних листів за такими категоріями, як клієнти, постачальники, рахунки-фактури, скарги, пропозиції, інші документи тощо. Іншими словами: навести порядок у хаосі.
Для досягнення ще більшого ступеня організації існує можливість створювати підпапки. Повертаючись до попереднього прикладу, у папку клієнтів ми могли б додати низку підпапок, по одній для кожного з наших клієнтів. Чим вищий ступінь точності в класифікації, тим більш спритною буде наша робота.
Дії, які потрібно виконати, щоб створити папки в Outlook
Тепер, коли ми знаємо всі переваги, які дає нам можливість упорядковувати електронні листи в папках, давайте подивимося, як почати впорядковувати себе в Microsoft Outlook. Перше, що ми повинні знати, як це зробити, це як створити нову папку. Очевидно, в першу чергу ми повинні Відкрийте програму Outlook на нашому пристрої та виберіть «Пошта». Після цього слід виконати наступні кроки:
Натисніть «Нова папка».
У «Пошті» ми натискаємо опцію "Нова папка" (Нова папка якщо ви використовуєте англійську версію). Ця дія створить нову папку.
Ставте ім'я на свій розсуд
Наступним кроком є назва новоствореної папки. Для цього напишемо в полі "Ім'я". Важливо, щоб ім’я було чітким і точним, щоб не було сумнівів щодо того, який тип електронних листів буде зберігатися в ньому.
Після натискання "Прийняти", Нова папка, створена та названа, буде доступна на лівій панелі електронної пошти Outlook, готова до використання, як завгодно.
Перемістіть листи до створеної папки
Після створення нової папки нам залишається лише заархівуйте там відповідні повідомлення. Це дещо важка робота, особливо якщо у нас є багато електронних листів, які очікують на класифікацію. Однак, коли ми закінчимо, ми значно покращимо керування та порядок нашого облікового запису електронної пошти.
Створення вкладених папок
Мати вищий рівень класифікації можливо створювати вкладені папки у вже створених папках. Зробити це дуже просто, вам просто потрібно клацніть папку правою кнопкою миші. Буде відображено ряд параметрів, наприклад «порожня папка» або «позначити всі повідомлення як прочитані». Нам потрібно вибрати, логічно, «Створити вкладену папку».
Переваги наявності папок у Microsoft Outlook
Звикання до роботи з папками в Microsoft Outlook – це те, що може принести нам багато переваг. Ось кілька прикладів:
- Організуйте всю інформацію. Це головна мета всього цього. Якщо ми шукаємо електронний лист, структура папок, яку ми створили за власними критеріями, допоможе нам знати, де його знайти.
- Переміщення повідомлень з однієї папки в іншу, що дозволяє нам набагато легше знаходити відповідні електронні листи. Щоб переміщувати електронні листи всередині папок, просто перетягуйте їх по одному або по кілька одночасно.
- Порожні папки, опція, до якої ми отримуємо доступ, клацнувши папку правою кнопкою миші. Це дія, яка може заощадити нам багато часу та зусиль під час видалення великих обсягів електронних листів, які нам більше ні для чого не потрібні.
Організація за кольорами
Окрім папок, Microsoft Outlook також дає нам можливість класифікувати та впорядковувати наші електронні повідомлення за допомогою кольорові етикетки. Кожен з них служить для призначення категорії та, перш за все, для того, щоб ми могли переглядати їх у більш простий спосіб.
Як кольори, так і назви етикеток можна налаштувати відповідно до наших власних уподобань і потреб. Усім цим можна керувати з меню налаштуванняперехід до вкладки «General» і виберіть там відповідний параметр «Категорії».