Copilot Це чудовий інструмент для застосування всіх функцій і переваг, які пропонує нам штучний інтелект в екосистемі Microsoft 365. У цій публікації ми розглянемо дуже конкретний аспект: все, що він дозволяє нам робити Copilot в Outlook, беручи на себе роль особистого помічника для написання ефективних електронних листів.
У кількох словах можна сказати, що Copilot прийшов, щоб полегшити наше життя. Він відповідає за керування нашою папкою "Вхідні" та автоматизацію найпоширеніших дій, щоб звільнити нас від завдань і таким чином мати можливість приділяти більше часу самому спілкуванню.
Переваги використання Copilot в Outlook
Ось деякі з переваг і основних способів використання Copilot в Outlook. Є багато завдань, які можна спростити, автоматизувати або вдосконалити:
Розумне письмо
Copilot може допомогти нам знайти найкращу формулу для того, що ми хочемо висловити або повідомити в будь-який час, використовуючи тон і мову, вказані для кожної мети. ШІ пропонує нам автоматичні пропозиції під час написання електронного листа, що означає цінну економію часу та більший ступінь точності в повідомленні.
Окрім цього, він також включає a детектор граматичних і орфографічних помилок що ми можемо виправити в реальному часі, щось надзвичайно важливе.
Автоматизовані завдання
Однією з найбільш практичних утиліт Copilot в Outlook є виконання автоматизованих завдань із подальшим економія часу що це означає для користувача.
Наприклад, ми можемо налаштувати помічника штучного інтелекту, щоб він класифікував електронні листи, які ми отримуємо, на основі ряду критеріїв, виділяючи найважливіші з них і генеруючи швидкі відповіді з різним ступенем складності, залежно від випадку.
Розумні підсумки
Дуже важко проходити через ці довгі ланцюжки електронних листів у пошуках інформації (і часто ми не помічаємо речі). ШІ приходить нам на допомогу в цей момент завдяки можливості формувати резюме. Це може бути великою підмогою, коли потрібно швидко визначити ключові моменти розмови без необхідності читати всі повідомлення одне за іншим.
Інтеграція з іншими інструментами Microsoft 365
Як ми вже говорили раніше, Copilot присутній у всій екосистемі Microsoft 365 координує всі свої дії з іншими інструментами в пакетіe, як-от Teams або OneNote. Це створює простішу та плавнішу робочу систему.
Крім того, завдяки цьому можна аналізувати найбільш актуальну інформацію з електронних листів, які надходять із вкладеними даними або документами.
Доступ до Copilot з Outlook
На своєму офіційному веб-сайті Microsoft попереджає, що на даний момент Copilot буде доступний лише в робочих або навчальних облікових записах Outlook, а також в облікових записах Microsoft з адресами електронної пошти outlook.com, hotmail.com, live.com і msn.com.
Загалом Усі облікові записи Microsoft 365 мають інструмент штучного інтелекту, інтегрований в Outlook. Саме ці облікові записи відображають відомий тепер значок Copilot на панелі інструментів (як показано на зображенні вище).
Нарешті, ми також повинні згадати одне з основних обмежень Copilot в Outlook: Ви не можете отримати доступ до зашифрованих електронних листів.
Як використовувати Copilot в Outlook
Перш ніж почати використовувати Copilot в Outlook, вам потрібно налаштувати інструмент. Для цього потрібно перейти в меню параметрів Outlook і встановити потрібні параметри, наприклад частоту, з якою ми хочемо отримувати пропозиції, або тип завдань, які ми хочемо автоматизувати. Коли це буде зроблено, тепер ми можемо використовувати AI у звичайному режимі.
Варто зазначити, що Copilot — чудовий помічник, але користувач завжди вирішує, використовувати його рекомендації та пропозиції чи ігнорувати їх:
- Поради щодо написання, який з’явиться під час створення нового електронного листа. Щоб прийняти їх, просто натисніть клавішу таб або натисніть на самі пропозиції.
- Автоматичні відповіді який буде створюватися щоразу, коли ми отримаємо новий електронний лист, і відображатиметься внизу екрана. Користувач може вирішити, використовувати їх (натиснувши на них) чи ігнорувати.
- Нагадування. У деяких електронних листах, які містять інформацію про події чи зустрічі, Copilot запитає нас, чи хочемо ми додати їх до списку справ або календаря.
- Категорії та теги. Copilot також проаналізує вміст кожного повідомлення та запропонує зберегти або позначити його належним чином. Ви навіть можете запропонувати створити нові категорії.
- Розширений пошук: Ми завжди можемо попросити Copilot виконати інтелектуальний пошук повідомлень, файлів або контактів. Нам просто потрібно ввести пошуковий термін і дозволити ШІ зробити роботу.
Висновок
Поява Copilot для Outlook дає нам новий спосіб використання електронної пошти та отримання від неї значно кращої продуктивності. Швидше та ефективніше управління. І з багатьма можливостями конфігурації, щоб його робота ідеально адаптувалася до наших потреб і вподобань.