Google Drive є одним із найбільш використовуваних хмарних сервісів у всьому світі, оскільки пропонує багато функцій безкоштовно. Одним з них є можливість обміну файлами зі сторонніми особами. Проблема в тому, що якщо ви регулярно працюєте з цим інструментом, може настати момент, коли ви не знаєте, хто має доступ до файлів на Google Drive.
Щоб ви могли покращити свої файли та контролювати конфіденційність, ми збираємося пояснити, як ви можете дізнатися, хто є людьми, яким ви надали доступ до певних документів або файлів.
Усі переваги обміну файлами через Google Drive
Цей інструмент Google простий у використанні та дуже доступний, тому він має мільйони користувачів. Обмін файлами через нього дає нам ряд переваг:
Доступ з будь-якого місця
Файли, які ми завантажили в хмару, незалежно від того, поділилися ми ними чи ні, будуть доступні в будь-який час і з будь-якого пристрою з доступом до Інтернету. В епоху дистанційної роботи це особливо цікаво.
співпраця в реальному часі
Одна з великих переваг надання іншим людям доступу до файлів на Диску Google полягає в тому, що вони можуть працювати над тим самим документом одночасно. Решта побачать зміни в реальному часі, що значно прискорює роботу.
Контроль версій
Диск зберігає історію всіх версій ваших файлів. Це дозволяє вносити зміни та повертатися до попередньої версії на випадок, якщо це необхідно.
Ця функція особливо корисна під час роботи над одним документом протягом тривалого часу. Наприклад, якщо ви готуєте свій бізнес-проект, важливий звіт або пишете випускний дипломний проект.
Простота використання
Як ми вже говорили раніше, однією з великих переваг цього інструменту є те, що він має просте та інтуїтивно зрозуміле керування. Вам буде легко дізнатися, як створювати папки та розподіляти різні права доступу, навіть якщо ви ніколи раніше не користувалися Диском Google.
Велика ємність для зберігання
Диск Google пропонує 15 ГБ безкоштовного сховища, цього більш ніж достатньо для зберігання та обміну сотнями файлів. Однак, якщо вам потрібно більше місця, Ви можете вибрати платну підписку.
Інтеграція з іншими додатками Google
Диск інтегрується з іншими програмами Google, такими як Gmail, Документи, Таблиці та Презентації. Таким чином, обмін файлами між програмами стає дуже простим, і Це підвищує продуктивність.
Безпека та конфіденційність
Диск Google пропонує розширені заходи безпеки в таких важливих сферах, як шифрування даних під час передавання та зберігання, що допомагає захистити конфіденційність файлів, які ви зберігаєте у своїй хмарі, навіть якщо ви ділитеся ними з іншими людьми.
Також у будь-який час ви можете контролювати, хто має доступ до файлів, і змінювати дозволи (або видаліть їх), коли вважаєте за потрібне.
Легкість обміну
Ви можете ділитися файлами різними способами, але один із найпростіших — створити посилання, яке можна надіслати електронною поштою чи повідомленням.
Хто має доступ до файлів на Диску Google?
Диск Google має стільки переваг, що ви напевно іноді використовували його для обміну файлами з іншими людьми. Якщо так і ви хочете знати, хто може бачити ваші файли, виконайте такі дії.
Перейдіть до документа, для якого ви хочете дізнатися, з ким ви ним поділилися, і натисніть «Поділитися». Ви побачите цю опцію у верхньому правому куті свого пристрою.
Коли ви натискаєте на нього, воно з’являється спливаюче вікно, яке повідомляє вам, хто має доступ до цього файлу і які дозволи вони мають для роботи над ним.
Шукайте спільні документи на Диску Google
Якщо ви користуєтеся цим інструментом протягом тривалого часу, ви могли втратити деякі документи, якими колись поділилися з іншими людьми. Якщо вам зараз потрібно відновити цю інформацію, ви можете отримати до неї доступ.
Перейдіть до WhoHasAccess і натисніть «Сканувати мій Google Диск зараз». Надайте дозволи, які запитує інструмент, і дайте йому виконати свою роботу. Наприкінці сканування він надасть вам список ваших спільних документів. У ньому ви побачите імена та електронну пошту людей, з якими на той час ви надали доступ до кожного файлу.
Керуйте правами доступу до спільних документів
Обмінюватися документами через Google Drive Це дуже корисно на академічному та професійному рівнях. Однак не завжди кожному, хто має доступ, зручно редагувати та змінювати вміст.
Щоб мати кращий контроль над файлами, Диск дає вам можливість налаштувати різні дозволи доступу. Ви можете призначити такі ролі:
- читач. Ця особа може лише читати текст, але не вносити зміни до його змісту.
- Коментатор. Користувач може залишати коментарі, але не може безпосередньо взаємодіяти з текстом.
- Editor. Якщо ви призначите цю роль іншій особі, вона матиме ті самі функції редагування документа, що й ви як його творець.
Ви можете швидко змінити надані дозволи. Введіть документ, який вас цікавить, і натисніть опцію «Поділитися». З’явиться список людей, які мають доступ до файлу, і роль, призначену раніше. Якщо натиснути на нього, з’явиться нове спливаюче вікно, у якому можна внести зміни.
Таким чином, хтось із ролі редактора може стати простим читачем, і навпаки. У цьому вікні ви також можете скасувати будь-які дозволи доступу, які ви надали.
Якщо вам потрібно заблокувати певного користувача, ви також можете це зробити. Виконайте такі дії:
- Увійдіть на Google Диск.
- Натисніть вкладку «Спільно зі мною» що з’являється в лівій частині екрана.
- Клацніть правою кнопкою миші файл користувача, який вас цікавить, і натисніть "Блокувати" у спадному меню.
- Підтвердьте свою дію, натиснувши ще раз "Заблокувати".
Після цієї дії заблокований користувач більше не матиме доступу до жодного документа, яким ви поділилися.
Як ви бачили, дізнатися, хто має доступ до файлів на Диску Google, нескладно. Ми рекомендуємо вам переглянути та прийняти рішення щодо того, чи зацікавлені ви в подальшому обміні файлами з певними людьми.